KI im Workflow — dort, wo sie etwas beiträgt

Die Grenze, um die es geht

n8n bringt Bausteine für OpenAI und Anthropic mit. Beide lassen sich in einen Ablauf setzen wie jeder andere Schritt auch. Technisch ist das eine Sache von Minuten — die Frage ist, wofür.

Sprachmodelle sind stark, wenn aus unstrukturiertem Text eine Einordnung werden soll. Sie sind schwach, wenn es auf Genauigkeit ankommt und die Antwort überprüfbar richtig sein muss.

Wo es sich lohnt

• Post einordnenIst das eine Bestellung, eine Reklamation oder eine Bewerbung? Diese Unterscheidung war mit Regeln nie zuverlässig zu treffen — mit einem Sprachmodell schon.
• Felder aus Fließtext gewinnenAus einer formlosen Mail Kundennummer, Liefertermin und Menge ziehen. Das Ergebnis geht als Vorschlag weiter, nicht als Tatsache.
• Lange Vorgänge zusammenfassenZwanzig Mails in drei Sätzen, damit die Vertretung nicht alles lesen muss.
• AntwortentwürfeEin Entwurf auf Basis der bisherigen Korrespondenz, den ein Mensch prüft und abschickt. Nie automatisch versendet.
• Freitext vereinheitlichenBranchenangaben, Berufsbezeichnungen, Produktbeschreibungen auf einen gemeinsamen Nenner bringen.
• Dokumente erkennenIst das ein Lieferschein oder eine Rechnung, und zu welchem Vorgang gehört es? Zuordnung als Vorschlag mit Angabe der Sicherheit.

Wo wir abraten

Beträge und Mengen. Ein Sprachmodell kann eine Zahl aus einem Dokument holen — und dabei eine Ziffer verwechseln, ohne dass es sich meldet. Für Beträge nehmen wir Texterkennung mit anschließender Prüfrechnung, nicht ein Modell allein.

Endgültige Entscheidungen. Freigaben, Kündigungen, Preiszusagen. Nicht weil das Modell zwangsläufig irrt, sondern weil im Zweifel jemand geradestehen muss — und das kann eine Maschine nicht.

Alles, was still passiert. Wenn niemand das Ergebnis je ansieht, fällt ein Fehler erst auf, wenn er teuer geworden ist.

Personenbezogene Daten ohne Prüfung. Was an ein Modell geht, verlässt in aller Regel Ihr Haus. Dazu gleich mehr.

Wie wir absichern

Vier Maßnahmen, die bei uns zu jedem Ablauf mit Sprachmodell gehören:

1. Feste AntwortformDas Modell muss in einer vorgegebenen Struktur antworten. Was nicht hineinpasst, gilt als Fehler und geht an einen Menschen — nicht als Text weiter in den Ablauf.
2. Sicherheit mitliefern lassenJede Einordnung kommt mit einer Selbsteinschätzung. Unterhalb einer Schwelle wird nichts automatisch übernommen.
3. Nachprüfen, wo es gehtEine erkannte Kundennummer wird gegen den Bestand geprüft. Existiert sie nicht, war die Erkennung falsch — das merkt der Ablauf selbst.
4. Stichprobe im BetriebAuch nach der Umschaltung landet regelmäßig ein Vorgang zur Kontrolle bei einem Menschen. Modelle ändern sich, Eingangsdaten auch.

Datenschutz

Das ist der Punkt, an dem wir am häufigsten bremsen. Wer ein Sprachmodell über eine Schnittstelle anspricht, schickt den Text zum Anbieter. Bei Kundendaten, Personaldaten oder Vertragsinhalten ist das eine Übermittlung, die begründet und dokumentiert sein muss.

Drei Wege, die wir gehen — in dieser Reihenfolge:

• Nicht senden, was nicht gebraucht wird. Oft genügt der Betreff, nicht die ganze Mail; die Beschreibung, nicht die Kundennummer. Der Ablauf kürzt vorher.
• Anonymisieren. Namen und Nummern durch Platzhalter ersetzen, das Ergebnis danach zurückübersetzen. Kostet einen Schritt mehr und löst das Problem meistens.
• Auftragsverarbeitung prüfen. Wenn Daten hinausgehen müssen, gehören Vertrag, Zweck und Speicherdauer geklärt — vor dem Bau, nicht danach.

Für besonders heikle Fälle lassen sich Modelle auch im eigenen Haus betreiben. Das ist aufwendiger und die Ergebnisse sind meist etwas schwächer — aber es ist möglich, und wir sagen Ihnen, wann es sich lohnt.

Der ehrliche Teil

Wir setzen Sprachmodelle in unseren eigenen Projekten ein — auch beim Bau von Kundenportalen. Wir halten sie für ein nützliches Werkzeug unter mehreren.

Was wir nicht tun: sie als Antwort auf jede Frage verkaufen. Der größte Teil dessen, was im Mittelstand Zeit frisst, ist stumpfe Wiederholung nach klaren Regeln. Dafür braucht es kein Sprachmodell, sondern einen sauber gebauten Ablauf — und der ist günstiger, schneller und in fünf Jahren noch nachvollziehbar.