Wofür Mittelständler n8n einsetzen

Die Rechnung, die vor jedem Ablauf steht

Ob sich eine Automatisierung lohnt, lässt sich vorher abschätzen. Drei Größen genügen:

• Wie oft?Ein Vorgang, der zehnmal am Tag passiert, ist ein anderer Kandidat als einer, der zweimal im Jahr vorkommt.
• Wie lange?Nicht die reine Tippzeit, sondern die ganze Unterbrechung: hinsetzen, Programm öffnen, wieder hineinfinden.
• Wie eindeutig?Je mehr Sonderfälle, desto teurer der Bau — und irgendwann ist ein Mensch schlicht die bessere Lösung.

Wir machen diese Rechnung in der Prozessaufnahme für jeden Ablauf auf und stellen den geschätzten Aufwand daneben. Sie sehen dann schwarz auf weiß, was sich zuerst lohnt — und was gar nicht.

Sechs Abläufe, die fast überall vorkommen

Unabhängig von der Branche begegnen uns dieselben Muster wieder:

• Posteingang sortierenMails und PDF-Anhänge werden gelesen, zugeordnet und im richtigen Vorgang abgelegt. Was unklar ist, geht zur Prüfung an einen Menschen.
• Belege vorbereitenRechnungen auslesen, gegen Bestellung und Lieferschein prüfen, für die Buchhaltung bereitstellen. Abweichungen an die zuständige Person.
• Daten zwischen SystemenEin Datensatz entsteht einmal und wandert von selbst dorthin, wo er gebraucht wird. Statt Export, Excel und Import.
• Wiederkehrende BerichteMontags früh die Zahlen aus den Quellsystemen holen, zusammenrechnen, als fertige Übersicht verschicken.
• Eintritt und AustrittKonto, Postfach, Berechtigungen und Ausstattung in einem Rutsch — beim Austritt dasselbe rückwärts, vollständig und nachweisbar.
• Schwellen überwachenBestände, Fristen, Wartungstermine, offene Posten. Wird eine Grenze berührt, geht eine Nachricht mit Vorgang, nicht nur mit Zahl.

Diese Liste ist kein Katalog zum Bestellen. Welcher dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnet, hängt daran, wie oft er vorkommt und wie viele Sonderfälle es gibt — und das sieht man erst, wenn man zugeschaut hat.

Ein Beispiel, das wirklich läuft

Der einfachste Ablauf, den wir gebaut haben, besteht aus vier Schritten und spart trotzdem jeden Tag Zeit:

1. AuslöserIm cobra CRM wird eine Adresse als Kunde markiert.
2. Schrittn8n holt die Stammdaten über die cobra REST API.
3. SchrittPrüfung, ob die Firma in easybill schon existiert.
4. ErgebnisWenn nein, wird sie dort angelegt — mit Anschrift, Steuernummer und Zahlungsziel.

Der Gewinn liegt nicht in den gesparten drei Minuten. Er liegt darin, dass die Rechnungsanschrift ab jetzt immer stimmt, weil sie nur noch an einer Stelle gepflegt wird. Fehler beim Abtippen gibt es nicht mehr, weil nicht mehr abgetippt wird.

Mehr dazu unter CRM-Automatisierung.

Wenn ein Ablauf nicht reicht

Manchmal ist die Aufgabe größer: Der Kunde soll nicht nur besser bedient werden, er soll selbst nachsehen können. Dann bauen wir aus mehreren Abläufen ein Portal — ein Webfrontend, das Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführt und dem Kunden in einer Ansicht zeigt.

Wie das entsteht und wann es sich lohnt, steht unter Kundenportale.

Und wenn Regeln nicht ausreichen

Ein Teil der Handarbeit im Büro besteht aus Einordnen: Worum geht es in dieser Mail? Gehört dieses Dokument zu diesem Vorgang? Ist das eine Reklamation oder eine Nachbestellung?

Dafür gibt es seit einiger Zeit brauchbare Werkzeuge — mit Fallstricken, über die man vorher reden sollte. Unsere Haltung dazu unter KI im Workflow.